FAQ: Importar planes y cursos desde Excel (administrador)

La importación desde Excel de planes y cursos nos permite lanzar ágilmente nuevos planes y cursos reaprovechando las actividades existentes. Esto es útil para empresas que van a repetir formaciones semejantes en diferentes fechas y ubicaciones.

Como norma general, para realizar esta tarea partiremos del fichero generado mediante exportación de LMS Pack. Este fichero exportado tiene la estructura exacta que LMS Pack espera para realizar la importación, por lo que podremos modificar los datos y utilizarlo para dar de alta masivamente nuevos cursos y planes.

Vamos a ver en primer lugar cómo realizar la exportación.

Exportación

1. Accede a "Planes".

2. Pulsa "Exportar todos los resultados".

Se descargará un fichero denominado “ExportacionPlanes”.

Este fichero de Excel tiene cuatro hojas diferentes: “Plans”, “Courses”, “Activities” y “Legend”.

La pestaña “Legend” es informativa y las otras tres muestran los diferentes datos registrados para cada uno de los apartados. Amplía información sobre l/wiki/spaces/ML/pages/9240608.

Importación

Una vez realizadas las modificaciones en el Excel, podremos importar directamente el mismo fichero dando de alta masivamente aquellos planes y cursos que hemos configurado.

1. Accede a "Planes".

2. Pulsa "Importar Planes".

3. Selecciona el fichero Excel que has modificado.

Ejemplo de uso

Imaginemos que la empresa CableWorld está capacitando a sus empleados para un certificado profesional obligatorio de sus empleados y va a plantear convocatorias mensuales. Ya hemos dado de alta el learningCentral el plan “Certificación CableWorld Octubre”.

Este certificado se gestiona con un plan formativo compuesto por dos cursos, que se denominan Introducción y Avanzado.

Cada curso a su vez está compuesto de varias actividades formativas que ya han sido dadas de alta previamente en LMS Pack.

Para poder crear masivamente estos planes semejantes en distintas ubicaciones y con distintas fechas, seguiremos estos pasos:

1. Exportaremos el fichero de planes (siguiendo los pasos vistos más arriba).

2. Eliminaremos aquellos planes, cursos y actividades que no vayamos a necesitar, para evitar errores por duplicidad en la importación.

3. Editaremos los campos necesarios. En nuestro caso, el nombre del plan (reflejando el mes) y la fecha de inicio y fecha de fin.

4. Cambiaremos la id del plan, utilizando la misma tanto en la pestaña de planes como en la de cursos. Se trata de una ID temporal, al dar de alta el plan LMS Pack le asignará automáticamente una ID definitiva.  Los cursos deben estar previamente asignados al plan que estamos editando, ya que no se le podrán asignar cursos ya existentes en LMS Pack a un plan nuevo.

Podríamos aprovechar similarmente la misma importación, para generar nuevos cursos partiendo de otras actividades ya existentes.

5. Importaremos el fichero de planes (siguiendo los pasos que vimos más arriba).

6. En el área de notificaciones de nuestro usuario, podremos verificar que el proceso ha sido exitoso. En caso de que surja alguna incidencia durante el proceso, recibiremos también una notificación.

7. En el listado de “Planes” podremos encontrar el nuevo plan generado, bien como "Borrador" o bien directamente como "Publicado", dependiendo de si en la página de "Cursos" del fichero Excel hemos establecido alguno de los curso del plan en estado publicado, ya que siempre que un plan tenga algún curso en estado publicado, el plan se importará directamente como publicado.